Dalam dunia logistik dan distribusi, transparansi dan kepastian barang terkirim memang menjadi kunci utama. Namun tahukah Anda ada layanan tambahan pengembalian dokumen yang menjadi daya jual tersendiri bagi perusahaan pengiriman atau biasa disebut dengan istilah DOKUMEN KEMBALI atau POD BALIK.
Apa itu DOKUMEN KEMBALI atau POD BALIK ? Adalah proses pengembalian dokumen-dokumen dalam bentuk hardcopy yang ditandatangani oleh penerima pada saat proses POD atau penerimaan barang.
Dokumen-dokumen apa saja yang biasa disertakan dalam pengiriman dan dikembalikan ke pengirim? Antara lain; Surat Jalan, PO, SO, DO, Invoice dsb.
Mengapa harus ada POD Balik atau ‘Dokumen Kembali ? Berdasarkan pengalaman Odisys, Dokumen Kembali dijadikan syarat penagihan! Kok bisa?! Karena sudah diatur dalam kontrak kerja sama antara klien dengan perusahaan pengiriman sebagai bagian dari layanan tambahan yang tentu saja pengiriman barang tetap sebagai layanan utamanya. Lalu kenapa klien meminta layanan ini? Sama jawabannya, biasanya untuk syarat penagihan juga dan tentu saja arsip.
Proses mencatat dan pengiriman Dokumen Kembali pada prinsipnya sama dengan penanganan pengiriman barangnya.
Kehilangan Dokumen klien dapat saja terjadi jika tidak dikelola dengan baik. Lalu apa konsekuensi dari kehilangan dokumen tsb? Kembali pada kontrak kerja sama nya. Contoh resiko yang harus ditanggung perusahaan pengiriman mulai dari potongan tagihan, mengurus surat kehilangan dari kepolisian sampai tidak bisa menerbitkan tagihan biaya pengiriman ke klien.
Bagaimana system delivery Kami dapat membantu proses pencatatan dokumen kembali ?
- Jika klien yang mewajibkan dengan Dokumen Kembali bisa diaktifkan validasi input Dokumen Kembali saat input resi.
- Tandai setiap resi pengiriman yang memiliki dokumen kembali, sebagai informasi bagi cabang atau agen yang melakukan pengantaran ke penerima.
- Catat proses pengiriman dokumen kembali dari tujuan sampai dengan diterima kembali oleh klien Anda. Fungsinya agar status pergerakan dapat termonitor dan anda bisa melihat data yang masih outstanding